Come sostituire l'e-mail interna dell'azienda con WordPress

Come sostituire l'e-mail interna dell'azienda con WordPress

In questa rinascita dello smart-working, usare email può essere un disastro. Ecco perché molte aziende stanno evitando completamente la questione e si stanno spostando su vari altri strumenti di comunicazione come Slack o Microsoft Teams per le loro comunicazioni interne. In realtà, sebbene l'e-mail è spesso necessaria per le comunicazioni esterne, le discussioni interne e la condivisione delle risorse possono essere fatte in modo molto più efficace e con meno mal di testa. Infatti, puoi sostituire la posta elettronica aziendale gratuitamente, utilizzando WordPress come piattaforma per la comunicazione.

Si tratta di un sistema semplice e personalizzabile per le comunicazioni del gruppo di lavoro, che unita agli infiniti plugin di Wordpress, offre possibilità illimitate. In questo breve articolo ti mostreremo un tema WordPress gratuito creato proprio per questo scopo e analizzeremo come usarlo.

 

Primo passo: il template P2 di Automattic

 

Intestazione del Tema P2 per Wordpress
Intestazione del Tema P2 per Wordpress

 

Progettato e utilizzato da Automattic, "P2" è un tema WordPress pensato per la collaborazione e la comunicazione del team aziendale. È diverso dalla maggior parte dei temi perché non è concepito come un'esperienza rivolta all'utente esterno. Invece, capovolge WordPress e rende l'intera installazione un paese delle meraviglie con modifiche, tag e aggiornamenti in tempo reale. Tutto senza dover accedere al pannello di amministrazione back-end e giocherellare con impostazioni e plugin aggiuntivi per funzionalità. Il necessario per sostituire la posta elettronica aziendale è integrato nel tema stesso.

Ora vogliamo avvisarti. Esistono due versioni di P2. P2 Classic e P2 Breathe. Se stai usando WordPress.org (il che significa che lo stai ospitando da solo e non su WP.com), non installare P2 Breathe. Nei nostri test e sperimentazioni, P2 Breathe non ha funzionato per nessuno dei servizi essenziali. Per noi (forse non per te), è stato un template glorioso ma per principianti.

P2 Classic, tuttavia, funziona (più o meno) come previsto, consentendoti di sostituire l'e-mail aziendale con WordPress. È possibile scaricare e installare P2 Classic direttamente da questo link. I messaggi relativi a P2 sul sito Web ufficiale non sono sempre chiari, quindi volevamo chiarirlo. Installa P2 Classic, non P2 Breathe.

 

 

Cosa offre P2 Classic?

Il tema P2 Classic ti consente di sostituire la posta elettronica aziendale usando fondamentalmente la comunicazione asincrona.

Con P2 puoi pubblicare aggiornamenti e invitare altri a contribuire - mantenere le conversazioni private o rendere pubblico il tuo sito per tutti. Non perdere più conversazioni e documenti importanti all'interno dei thread di posta elettronica.

Le principali funzionalità (al di fuori del front-end, l'editing in tempo reale) sono chiare e semplici:

  • Messaggi pubblici o privati (sia aggiornamenti di stato brevi sia post lunghi)
  • Contrassegnare utenti singoli o multipli in commenti e post
  • Contrassegnare i post per semplificare l'organizzazione e la ricerca
  • Widget P2 personalizzati per tag e post recenti

L'uso congiunto di questi elementi in pratica sostituisce la casella di posta elettronica e rendendola molto più utile e intuitiva. Approfondiamo e vediamo come funziona in dettaglio.

 

Utilizzo di P2 Classic per sostituire l'e-mail aziendale

Al momento dell'installazione, la tua home page sarà simile a questa. Gli elementi dovrebbero apparire abbastanza familiari, dato che ciò avviene con un'installazione pulita di WordPress. I widget predefiniti si trovano sulla destra nella barra laterale e puoi vedere immediatamente il primo post e commento predefiniti elencati così come la normale barra laterale WP (numeri 2, 3 e 4, rispettivamente). Prima di passare all'utilizzo di P2, ricorda che, poiché si tratta di WordPress, dovrai sicuramente impostare ciascuno dei membri del tuo team con un account utente WP. È così che verranno taggati e saranno in grado di creare i propri messaggi.

 

Schermata di esempio del tema P2 per Wordpress
Schermata di esempio del tema P2 per Wordpress

 

Vedrai entrambi gli elementi familiari, così come le nuove aggiunte fatte da P2 stesso.

 

Inizio della magia: Creare un nuovo Post

La casella di update/post/quote/link (aggiornamento/post/preventivo/collegamento) dello stato. Quest'area sostituisce la sezione Aggiungi nuovo post nel pannello di amministrazione. Non è necessario accedere alla dashboard per pubblicare. Se hai bisogno di inviare un aggiornamento breve e rapido a qualcuno (pensa a un Tweet o un Slack DM), usa l'opzione Stato. Se di solito invii un'email completa, basta scrivere un post. La citazione ci sembra il tipo di aggiornamento che viene meno utilizzato.

 

Uso di tag e citazioni per sostituire l'email aziendale
Uso di tag e citazioni per sostituire l'email aziendale

 

Può essere utilizzato allo stesso modo di un tradizionale inoltro di posta elettronica, utilizzando la funzione tag e la citazione ( la frase inglese "Entire Internet" nell'immagine sopra). Tuttavia, dato che non è un sostituto 1:1 per la posta elettronica, è più probabile che per quello utilizzerai semplicemente risposte e nuovi post.

I collegamenti, d'altra parte, saranno usati così spesso in P2 come in Reddit. Nella casella di testo, basta digitare un URL completo (incluso HTTPS) e, quando verrà pubblicato, apparirà collegato ipertestuale e pronto per la discussione.

 

Taggare persone e categorie per sostituire l'email aziendale
Taggare persone e categorie per sostituire l'email aziendale

 

Puoi anche taggare persone e categorie (come puoi vedere è elencato a destra come Demo Link 3 nell'esempio sopra, che puoi anche ordinare nella barra laterale). Inoltre, le risposte vengono visualizzate immediatamente sotto il collegamento, evitando la necessità di lunghe catene di e-mail in merito alla condivisione delle risorse che tende a verificarsi tra i compagni di squadra e i comitati.

 

 

Tasti di scelta rapida

E nessun software di produttività sarebbe completo senza il proprio set di scorciatoie da tastiera. Gli utenti esperti possono rallegrarsi perché P2 Classic non è diverso.

 

tTasti da usare per creare post e rispondere alle email
Tasti da usare per creare post e rispondere alle email

 

Dalla creazione di nuovi post, alla modifica e alla risposta, la semplice pressione di un pulsante quando non si trova in un campo di testo può velocizzare le comunicazioni con il proprio team.

 

Widget classici e personalizzati del template P2

L'altra caratteristica che pone P2 al di sopra della media, è l'inclusione di widget personalizzati. Sono i commenti P2 e i tag P2.

 

Widget personalizzato del template per Wordpress
Widget personalizzato del template per Wordpress

 

Ogni volta che uno di questi viene aggiornato, il widget si aggiorna per mantenere le cose in movimento senza intoppi.

 

Widget che si aggiorna automaticamente
Widget che si aggiorna automaticamente

 

Abbiamo lavorato sia in tempo reale che con il refresh, ma abbiamo scoperto che i widget sono più coerenti quando vengono aggiornati tramite il refresh. Tuttavia, i post e altri aggiornamenti non sono mai riusciti a pubblicare in tempo reale.

 

In poche parole

Concludendo, è una soluzione molto semplice e personalizzabile per la comunicazione di gruppo. Se la tua azienda o il tuo team lavora già in WordPress, una semplice installazione con P2 potrebbe essere un modo semplice per mantenere le cose senza intoppi se l'e-mail ti blocca. Inoltre, come abbiamo già detto, con tutti i plugin e le personalizzazioni disponibili con WordPress stesso, non c'è fine a ciò che puoi fare per personalizzare le funzionalità di P2 in base alle esigenze del tuo team. Quindi, se hai mai pensato di sostituire la tua e-mail aziendale con qualcos'altro, P2 Classic merita uno sguardo.

Questo articolo è l'adattamento italiano dell'originale inglese che trovate qui, scritto B.J. Keeton, il 21/04/2020.

 

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